Politicas de proteccion de datos personales

La Empresa INACRIL SAS, en cumplimento con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario Número 1377 de 2013 establece, por medio del presente documento, las políticas de tratamiento de la información contenida en las bases de datos.

CONCEPTOS

Con el fin de que el Titular, el Responsable y el Encargado o encargados tengan un amplio conocimiento de las políticas establecidas por INACRIL SAS, en el tratamiento de datos, es necesario poner en conocimiento los siguientes conceptos, de conformidad con el precepto del artículo tercero de la Ley 1581 de 2012.

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  1. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  2. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  1. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  2. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

También es importante tener en cuenta

Datos Personales Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su

discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Con el fin de establecer un principio de legalidad y transparencia en el tratamiento de datos personales, es de vital importancia, por parte de la empresa INACRIL SAS, poner en conocimiento del titular de los datos personales, que aquí reposan, los derechos que éstos tienen, de conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

INACRIL S.A.S., brindará todas las garantías constitucionales y legales a los niños, niñas y adolescentes que, por razones de su actividad comercial, se vea en la necesidad de realizar el tratamiento de sus datos personales permitidos por la ley.

Por mandato legal, INACRIL SAS, evitará el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Advierte el legislador en el artículo 7 que “En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo, proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. El Gobierno Nacional reglamentará la materia, dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de esta ley”.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Es importante que el titular de los datos personales que reposan en el seno de la Empresa INACRIL SAS, conozca que el tratamiento de dichos datos solo se puede realizar con el consentimiento previo y después de haber sido informado de su recolección.

La Empresa INACRIL SAS, a través de medios como correo electrónico, correo certificado, pagina web, enviará comunicación escrita al titular de los datos personales, con el fin de obtener la autorización para el tratamiento de los mismos.

No es necesario tener la autorización del titular en los siguientes casos, expresamente autorizados por el legislador en el Artículo Décimo de la Ley 1581 de 2012:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  1. Datos de naturaleza pública;
  1. Casos de urgencia médica o sanitaria;
  1. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  1. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

CONSULTA DE DATOS Y RECLAMOS

Están autorizados para consultar datos que reposan en el interior de INACRIL SAS, los titulares, sus causahabientes, sus representantes legales, las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Los titulares harán la solicitud por escrito presentado ya sea en forma personal, por correo electrónico o por correo certificado, ante el encargado del tratamiento de los datos, cuyo correo electrónico es: sistemas @inacril.com y servicioalcliente@inacril.com. La respuesta a la solicitud se hará en un término de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente del recibo de la solicitud.

Los causahabientes y/o representantes legales, podrán hacer consultas en los mismos términos de los titulares, para lo cual deben acreditar las condiciones del vínculo, establecido en las leyes colombianas (registro civil de nacimiento, registro civil de matrimonio, registro civil de defunción, certificado de existencia y representación legal, documento de identidad).

Para los terceros autorizados por el titular, deberán presentar, autorización escrita, firmada por el titular, la cual debe contener presentación personal ante notaria.

Y para las entidades públicas mediante oficio emanado por la autoridad pública correspondiente.

El titular o las personas establecidas en el párrafo anterior, pueden realizar reclamos ante la empresa INACRIL SAS, de forma escrita utilizando los medios anteriormente señalados. La solicitud de reclamo será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del escrito de reclamación.

DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Para el tratamiento de los datos, los responsables y los encargados deben seguir al pie de la letra los lineamientos expresos contenidos en la Ley 1581 de 2012, los cuales se ponen en conocimiento. Además, deben observar y tener en cuenta las políticas de tratamiento de datos que

INACRIL SAS, pone a su disposición y prestar especial atención a la socialización que sobre el tema se les brindará

Deberes del Responsable

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  1. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  1. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  1. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  2. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  1. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  1. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  1. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
  1. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  1. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  1. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  1. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes de los Encargados del Tratamiento:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  1. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
  1. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
  1. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
  1. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
  1. Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;
  1. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
  1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  1. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  1. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

TRATAMIENTO DE DATOS

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos, que corresponde al tratamiento establecido en la ley, INACRIL SAS lo hará de la siguiente manera:

Se solicitará la autorización escrita a las personas que en la actualidad mantengan vínculo laboral con INACRIL SAS., de igual manera en forma escrita se les pondrá en conocimiento los derechos que le otorga la Ley 1581 de 2012 en cuanto a derechos, solicitudes, reclamaciones y a solicitud de supresión en el evento de rompimiento del vínculo laboral o terminación del contrato.

Para el personal en proceso de vinculación laboral se le informará de manera anticipada que por mandato legal la empresa INACRIL SAS está en la obligación de realizar el tratamiento de sus datos personales para lo cual se requiere de la autorización la cual se hará en forma escrita, de igual manera se le facilitará el texto de las políticas de tratamiento de datos para su conocimiento en el cual encontrara sus derechos y sus obligaciones.

Desvinculación Laboral: La empresa INACRIL SAS solicitará al titular de los datos que en ella reposan, en el momento de la terminación del contrato, de manera escrita, la autorización para conservar la información personal y para que se siga realizando el tratamiento de sus datos de acuerdo con las políticas establecidas por INACRIL SAS.

En cualquier momento el titular, sus causahabientes o cualquier persona autorizada por éste en forma escrita y con presentación personal ante notaria podrá solicitar, de manera escrita, ante el jefe del área de Recursos Humanos, quien es el encargado del tratamiento de los datos, para la información, realizar consultas, hacer reclamos y solicitud de supresión.

Tratamiento de Datos de Proveedores:

INACRIL SAS, recolectará los datos de las personas naturales que hagan parte de las del ente jurídico como representantes legal, Gerentes, Relacionistas Comerciales de sus proveedores., los cuales son necesarios y pertinentes para la relación comercial.

INACRIL SAS, solicitará, de manera escrita la autorización de las personas anteriormente mencionadas para el tratamiento de sus datos, poniendo en conocimiento el texto de las políticas de tratamiento de datos personales establecidas.

Tratamiento de Datos de Clientes:

De igual manera INACRIL SAS recolectará los datos de las personas naturales que hagan parte de las del ente jurídico como Representantes Legales, Gerentes, Relacionistas Comerciales de sus clientes, jefes de compras, tesorería, los cuales son necesarios y pertinentes para la relación comercial.

INACRIL SAS, solicitará, de manera escrita la autorización de las personas anteriormente mencionadas para el tratamiento de sus datos, poniendo en conocimiento el texto de las políticas de tratamiento de datos personales previamente establecidas.

PROHIBICIONES

En desarrollo de los preceptos de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y, con miras a imprimir seguridad jurídica a la información personal recogida, la empresa INACRIL S.A.S., establece las siguientes prohibiciones, y a la vez advierte sanciones en consecuencia de su incumplimiento.

INACRIL S.A.S., prohíbe al responsable y/o a los encargados del tratamiento de datos, la divulgación de la información que reposa en las bases de datos que tienen a su cargo y que son de uso exclusivo de INACRIL S.A.S.

INACRIL S.A.S., prohíbe al responsable y/o a los encargados del tratamiento de datos, la transferencia de datos a terceros países que trata el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

INACRIL S.A.S., prohíbe al responsable y/o a los encargados del tratamiento de datos, discriminar al titular de datos sensibles, por condiciones de sexo, origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones  religiosas  o  filosóficas,  la  pertenencia  a  sindicatos,

organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
  1. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
  1. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
  2. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
  1. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

SANCIONES

En desarrollo de la Ley 1581 de 2012, por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, deben tenerse en cuenta las siguientes sanciones que se impondrán a los Responsables del Tratamiento, al igual que a los Encargados del mismo:

  1. Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;
  2. Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar;
  1. Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  1. Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada.

En el mismo sentido, por parte de INACRIL S.A.S., se iniciará un proceso disciplinario, de acuerdo con el procedimiento establecido en los estatutos que rigen la compañía y, de llegar a establecer responsabilidad, se impondrá la sanción correspondiente.

Si por la responsabilidad comprobada, por parte del responsable y/o del encargado o encargados del tratamiento de datos, la empresa INACRIL S.A.S., fuere objeto de sanción pecuniaria por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, la empresa INACRIL S.A.S., cobrará lo pagado a los culpables.

SOCIALIZACIÓN

INACRIL S.A.S., a través del su Área Jurídica, realizará la socialización del contenido de las Políticas de Protección para el Tratamiento de Datos contenidos en este documento. De igual manera, instruirá al responsable y a los encargados del tratamiento de los datos, para que puedan realizar un manejo adecuado de éstos, con el objeto de evitar que incurran en actos que vayan en contra vía de las políticas establecidas por INACRIL S.A.S., y las normas que regulan la materia y se vean incursos en procesos administrativos o legales que culminen con la imposición de una sanción.

Igualmente, INACRIL S.A.S., socializará estas políticas, mediante publicación en página web, a todos los trabajadores, actuales y futuros, a todos los proveedores y a todos sus clientes con el fin de dar a conocer los derechos y las obligaciones de su incumbencia, en cuanto al tema relacionado con el tratamiento de sus datos personales, sin dejar atrás la información pertinente para el conocimiento de la normatividad en las cuales se sustentan.

ADVERTENCIA

Las Políticas de Protección para el Tratamiento de Datos Personales de INACRIL S. A. S, son de su uso exclusivo, queda rotundamente prohibido

su reproducción, uso con fines ilícitos y diferentes a los intereses de su creador, excepto en los casos de autorización expresa de INACRIL S.A.S.

REFORMA

La reforma de las Políticas de Protección para el Tratamiento de Datos Personales de INACRIL S.A.S., lo podrá hacer el responsable teniendo en cuenta la vigencia de las normas que las originan, también tendrá en cuenta, la pertinencia, la necesidad y posibles cambios en el objeto social de la empresa.

VIGENCIA

Las Políticas de Protección para el Tratamiento de Datos Personales de INACRIL S.A.S., entran en vigencia a partir del veintiocho (28) de Octubre de dos mil dieciséis (2016).

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