DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Con el fin de establecer un principio de legalidad y transparencia en el tratamiento de datos personales, es de vital importancia, por parte de la empresa INACRIL SAS, poner en conocimiento del titular de los datos personales, que aquí reposan, los derechos que éstos tienen, de conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

INACRIL S.A.S., brindará todas las garantías constitucionales y legales a los niños, niñas y adolescentes que, por razones de su actividad comercial, se vea en la necesidad de realizar el tratamiento de sus datos personales permitidos por la ley.

Por mandato legal, INACRIL SAS, evitará el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Advierte el legislador en el artículo 7 que “En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo, proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. El Gobierno Nacional reglamentará la materia, dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de esta ley”.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Es importante que el titular de los datos personales que reposan en el seno de la Empresa INACRIL SAS, conozca que el tratamiento de dichos datos solo se puede realizar con el consentimiento previo y después de haber sido informado de su recolección.

La Empresa INACRIL SAS, a través de medios como correo electrónico, correo certificado, pagina web, enviará comunicación escrita al titular de los datos personales, con el fin de obtener la autorización para el tratamiento de los mismos.

No es necesario tener la autorización del titular en los siguientes casos, expresamente autorizados por el legislador en el Artículo Décimo de la Ley 1581 de 2012:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. CONSULTA DE DATOS Y RECLAMOS

Están autorizados para consultar datos que reposan en el interior de INACRIL SAS, los titulares, sus causahabientes, sus representantes legales, las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Los titulares harán la solicitud por escrito presentado ya sea en forma personal, por correo electrónico o por correo certificado, ante el encargado del tratamiento de los datos, cuyo correo electrónico es: sistemas @inacril.com y servicioalcliente@inacril.com. La respuesta a la solicitud se hará en un término de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente del recibo de la solicitud.

Los causahabientes y/o representantes legales, podrán hacer consultas en los mismos términos de los titulares, para lo cual deben acreditar las condiciones del vínculo, establecido en las leyes colombianas (registro civil de nacimiento, registro civil de matrimonio, registro civil de defunción, certificado de existencia y representación legal, documento de identidad).

Para los terceros autorizados por el titular, deberán presentar, autorización escrita, firmada por el titular, la cual debe contener presentación personal ante notaria.

Y para las entidades públicas mediante oficio emanado por la autoridad pública correspondiente.

El titular o las personas establecidas en el párrafo anterior, pueden realizar reclamos ante la empresa INACRIL SAS, de forma escrita utilizando los medios anteriormente señalados. La solicitud de reclamo será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del escrito de reclamación.

Para el tratamiento de los datos, los responsables y los encargados deben seguir al pie de la letra los lineamientos expresos contenidos en la Ley 1581 de 2012, los cuales se ponen en conocimiento. Además, deben observar y tener en cuenta las políticas de tratamiento de datos que

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

INACRIL S.A.S., prohíbe al responsable y/o a los encargados del tratamiento de datos, discriminar al titular de datos sensibles, por condiciones de sexo, origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,

organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la

vida sexual y los datos biométricos.

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En desarrollo de la Ley 1581 de 2012, por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, deben tenerse en cuenta las siguientes sanciones que se impondrán a los Responsables del Tratamiento, al igual que a los Encargados del mismo:

a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;

b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta
por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar;

c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio;

d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada.

En el mismo sentido, por parte de INACRIL S.A.S., se iniciará un proceso disciplinario, de acuerdo con el procedimiento establecido en los estatutos que rigen la compañía y, de llegar a establecer responsabilidad, se impondrá la sanción correspondiente.

Si por la responsabilidad comprobada, por parte del responsable y/o del encargado o encargados del tratamiento de datos, la empresa INACRIL S.A.S., fuere objeto de sanción pecuniaria por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, la empresa INACRIL S.A.S., cobrará lo pagado a los culpables.

SOCIALIZACIÓN

INACRIL S.A.S., a través del su Área Jurídica, realizará la socialización del contenido de las Políticas de Protección para el Tratamiento de Datos contenidos en este documento. De igual manera, instruirá al responsable y a los encargados del tratamiento de los datos, para que puedan realizar un manejo adecuado de éstos, con el objeto de evitar que incurran en actos que vayan en contra vía de las políticas establecidas por INACRIL S.A.S., y las normas que regulan la materia y se vean incursos en procesos administrativos o legales que culminen con la imposición de una sanción.

Igualmente, INACRIL S.A.S., socializará estas políticas, mediante publicación en página web, a todos los trabajadores, actuales y futuros, a todos los proveedores y a todos sus clientes con el fin de dar a conocer los derechos y las obligaciones de su incumbencia, en cuanto al tema relacionado con el tratamiento de sus datos personales, sin dejar atrás la información pertinente para el conocimiento de la normatividad en las cuales se sustentan.

ADVERTENCIA

Las Políticas de Protección para el Tratamiento de Datos Personales de INACRIL S. A. S, son de su uso exclusivo, queda rotundamente prohibido

su reproducción, uso con fines ilícitos y diferentes a los intereses de su creador, excepto en los casos de autorización expresa de INACRIL S.A.S.

REFORMA

La reforma de las Políticas de Protección para el Tratamiento de Datos Personales de INACRIL S.A.S., lo podrá hacer el responsable teniendo en cuenta la vigencia de las normas que las originan, también tendrá en cuenta, la pertinencia, la necesidad y posibles cambios en el objeto social de la empresa.

VIGENCIA

Las Políticas de Protección para el Tratamiento de Datos Personales de INACRIL S.A.S., entran en vigencia a partir del veintiocho (28) de Octubre de dos mil dieciséis (2016).